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I vantaggi derivanti da Lotus Notes sono i motivi principali che fanno dell’Infotel un’azienda con alle spalle una forte esperienza di ben 11 anni nella conoscenza della piattaforma Lotus.

Lotus Notes fornisce funzioni di posta elettronica, instant messaging, calendario e pianificazioni ma è anche molto di più:
- semplifica il processo decisionale mediante la collaborazione, includendo funzioni di rilevamento delle presenze, messagistica istantanea e integrazione delle conferenze Web
- fornisce funzioni di sicurezza avanzate che riducono o eliminano l’impatto dei virus
- offre funzioni di pianificazione e calendario all’avanguardia
- integra la tecnologia di replica avanzata dei dati che consente di aumentare la produttività e l’efficienza degli utenti anche se disconnessi dalla rete. Server e client possono replicare i dati e le impostazioni dei database attraverso diversi tipi di rete consentendo così agli utenti di utilizzare pienamente i database Notes anche se non collegati alla rete: il client sincronizzerà qualsiasi cambiamento al primo collegamento fra client e server.

La sicurezza inoltre è intrinseca nel prodotto: Lotus Notes è stato il primo prodotto a larga distribuzione ad implementare la crittografia a chiave pubblica per l'autenticazione fra client e server e fra server e server e per la crittazione dei dati e rimane la più grossa infrastruttura di crittografia al mondo in termini di numero di utenti installati.

L’alta qualità, la flessibilità dei costi e l’affidabilità di Lotus permettono così di fornire alle organizzazioni potenti strumenti collaborativi velocizzando a sua volta i processi produttivi dell’azienda.

Lotus costituisce una piattaforma per applicazioni collaborative dove l’Infotel stessa ha saputo sviluppare competenze e soluzioni in diversi settori che hanno toccato molti processi e tecnologie aziendali.

Tra le più importanti soluzioni integrate nel mondo Lotus possiamo citare la soluzione di CRM Infotel “Marco Polo Suite”, chiamata come l’illustre commerciante conterraneo simbolo di una chiave di volta nella storia commerciale. Tuttavia ciò non è bastato: consci del fatto che non si possano gestire i processi senza integrare le comunicazioni, abbiamo sviluppato delle soluzioni specifiche di completamento permettendo così un’esaustiva gestione di tutte le forme di comunicazione da e verso l’esterno; abbiamo inoltre utilizzato ed integrato Sametime con il centralino telefonico VOIP aziendale e con SKYPE per permettere comunicazioni telefoniche superando la dimensione spaziale.

Il CRM poi è stato integrato con Centralini telefonici di varie marche per avere la scheda del chiamante e registrare le telefonate sempre tramite Lotus Notes.

In merito alla tecnica di registrazione telefonica e in relazione alla specifica imposizione della CONSOB, citiamo un’altra nostra soluzione Infotel, il “KIT SONIC”, utilizzata ormai da circa 300 postazioni in Banche di Credito cooperativo per la registrazione delle telefonate relative alla compra-vendita dei titoli.

Per portare queste soluzioni al mercato, si è resa necessaria la maturazione di una serie di competenze specifiche che riguardano:

- la formazione del personale dei nostri clienti con corsi specifici sull’uso dell’ambiente Lotus e sui nostri applicativi
- competenze sistemistiche per fare il corretto deployment dell’ambiente Lotus Domino e Notes
- competenze nello sviluppo e personalizzazione delle soluzioni.
- la gestione dei progetti per seguire il progetto dall’analisi delle esigenze, alle modifiche sino alla validazione misurando la customer satisfaction.

Abbiamo sempre lavorato con la logica della capitalizzazione delle esperienze per poterle poi riutilizzare il più possibile ed è con questa logica che in questi due ultimi anni abbiamo potuto concretizzare la soluzione “Exchange to Notes” grazie ad alcuni progetti di migrazione molto interessanti sia come quantità che come tipologia ( Italia Marittima di Trieste da EXCHANGE a Lotus Notes - Consorzio Friuli Innovazione da EXCHANGE a Lotus Notes). Possiamo ormai dire che il sistema è stato validato per tutti i sistemi di posta che utilizzavano dei server di posta IMAP, POP3, SMTP oppure da server Exchange.

La migrazione prevede oltre all’importazione degli account utente e dei gruppi adibiti alla ricezione della posta, anche l’importazione delle e-mail e delle rubriche personali di ogni utente. Inoltre per sistemi come Exchange c’è la possibilità di migrare anche il diario con tutti gli appuntamenti.

La soluzione può essere così personalizzata per soddisfare le necessità di ciascuna organizzazione aziendale, in base al numero di sedi e applicazioni, e a seconda degli obiettivi aziendali globali.

Abbiamo messo a punto due strategie per la migrazione di posta che possono essere facilmente replicabili:

- la prima presuppone la coesistenza per un breve periodo di tempo di entrambi i server di posta (Domino + il server da cui si vuole migrare). Questa soluzione è adottabile quando si vuole migrare i dati degli utenti e questi non sono centralizzati oppure hanno una dimensione tale da non ipotizzare una migrazione complessiva di tutti i dati.

- la seconda presuppone la dismissione del server di posta da cui si vuole migrare e l’attivazione immediata del server nuovo con tutti i dati migrati. Questa soluzione è adottabile quando i dati da migrare sono centralizzati e trattasi di aziende con circa 20 utenti Lotus Notes/Domino.

Abbiamo sviluppato la seguente procedura per assicurare una migrazione in tempi certi del sistema di posta e sufficientemente precisi per permetterci di fare delle offerte chiavi in mano:

1) ANALISI E NORMALIZZAZIONE DELL’AMBIENTE DI POSTA
La prima fase prevede un’analisi del sistema di posta in uso, della posizione di memorizzazione dei dati e del tipo di dati che bisogna migrare, dei domini di posta gestiti e dei casi particolari che dovranno essere gestiti.

Si cerca di normalizzare tutte le particolarità che hanno i vari utenti e di raggrupparle oppure di eliminarle (es. per utenti che memorizzano i dati in cartelle locali, si cerca di avere la stessa posizione per tutti).

2) INSTALLAZIONE DEL SERVER DOMINO
Viene installato e configurato il server Domino perché gestisca esattamente il/i dominio/i di posta attualmente gestiti dal server che andrà dismesso.

3) DISTRIBUZIONE DEL SOFTWARE LOTUS NOTES NEI CLIENT
Se è necessaria l’installazione dei client Lotus Notes, si procede all’installazione e alla configurazione silente del client, in modo che l’utente non debba fare assolutamente nulla e i client vengano installati su tutti i pc da remoto.

4) INSERIMENTO DEL NUOVO SERVER
A questo punto a seconda del tipo di strategia che si vuole adottare, inserisco il server domino in sostituzione all’attuale server di posta oppure lo affianco configurando i 2 server perché possano dialogare tra loro.

5) MIGRAZIONE DEI DATI
A seconda della centralizzazione o meno dei dati e in base al tipo di strategia di migrazione adottata, effettuo la migrazione degli utenti e dei loro dati.